如何用 Heptabase 做專案管理?用 Tag 做出個人 Ticket System

by 王翰元

寫這篇文章的動機來自於讀者發問,他的問題是「Task 使用起來感覺有些不順手,不知道該如何拿捏任務的顆粒度」,當下我立刻想到,或許可以分享我自己建立的個人版 Ticket System。

在文章裡我會分享 Ticket System 是甚麼、如何用 Heptabase 建立個人 Ticket System,以及如何區分任務的顆粒度。

這篇文章是分享給:

  • 用過 Notion 做專案管理,想遷移到 Heptabase 的人
  • 想知道 Heptabase 的 Tag 還能怎麼使用的人

概覽

甚麼是 Ticket System?

之所以會叫 Ticket System,源自於我的工作。

在工作上,我們會用 Jira 這個軟體管理各種大大小小的專案需求。一個需求就會開一張 Ticket,一張 Ticket 也可能分成好幾個 sub-task。

我有一天就想,有可能用 Heptabase 做一個簡單版的 Jira 嗎?好消息是個人的系統比團隊的系統簡單很多,於是就有了這個系統。

我想像的 Ticket System ,是要先把所有的 Ticket 收集起來,再依照不同場景細分。所以我會把系統想像成一個漏斗,最上方是所有的 Ticket,然後用不同的 view,讓 Ticket 們「流」到該有的位置。

我發現在 Heptabase ,剛好可以用 Tag 這項功能,來實現我的需求。我有一個 Tag 就叫做「Ticket」。

例如,下面是我所有 Ticket 的部分截圖,我取名為 All。裡面的每一張卡片,就會對應到一項需求。這就是剛才說的最上方的漏斗。

這是 list view

從截圖中可以看到,這個系統的組成非常簡單,只有 3 行,分別是:

  • Name:Ticket 的名稱
  • Status:Ticket 的狀態,又可細分為未開始(空白)、排隊中、進行中、停滯中、已完成。
  • Ticket Type:Ticket 的分類,依照我個人使用場景,又分為 Blog、Side Proejct、Writing、Personal。

如何讓進度變的一目瞭然?

我們可以把 list view 換成 kanban view,依照 Status 來區分。這樣一來就可以將每一張 ticket 的進度視覺化。我把這個 view 叫做 All Progress

當 Ticket 變得越來越多,各種事情混雜在一起怎麼辦?

在最一開始,這個系統其實沒有 Ticket Type 這個欄位,一開始我只是想把 Side Project 的任務放進來,以免自己忘記。不過後來,不只是 Side Project 的事,部落格也開始出現一些任務要完成,所以也被我放了進來。為了把不同性質的 Ticket 拆開,才加入了 Ticket Type 這個欄位。

隨著 Ticket 變得越來越多,Ticket Type 也開始出現了新的類型。

這時我們可以利用 kanban view 與 filter 的功能,對所有 ticket 進行篩選,讓我們可以依照用途來掌握不同 Ticket 的進度。

下圖是我所有關於 Blog 的 Ticket。從右邊可以看到,套用 filter 之後,我減少了 Ticket 的數量,看起來也乾淨多了。

在套用 filter 之後,整個 view 不會那麼多東西,看起來比較乾淨

依此類推,可以看到我用一樣的方法做出了 Side Project、Writing、Personal。每個 view 底下只會有跟該場景相關的 Ticket。

在解決特定 Ticket 的時候,可能會做相關的研究、查資料等等,我會把相關資料直接放在該 Ticket 裡。如果覺得內容太多,放在一張卡片裡稍嫌擁擠的話,隨時可以再放到白板裡發展。不過目前我還沒遇到就是了。

步驟

基本設定

  1. 新增一個 Tag,命名為 ticket,或任何你喜歡的名字
  2. 新增一個欄位,命名為 Status,用來表示 Ticket 的狀態
  3. 新增一個欄位,命名為 Ticket Type,用來區分不同場景的 Ticket

有多種 Ticket Type 的設定

  • 在 Ticket 的 Tag 裡,新增一個 View
  • Group by 選擇 Status
  • Filter 選擇 Add filter rule → Ticket Type → Is → {你的 Ticket Type}

功用

誠實時間:這個 Ticket System 有提升我的生產力嗎?我不敢說有多少。雖然我沒有特別去計算,但我感覺並沒有因為它而完成更多事,也沒有減少拖延的次數(會拖就是會拖啦)。

那為什麼還要分享呢?有兩個原因。

  1. 單純只是因為我這麼做了,所以分享出來,也許會有人有興趣
  2. 很自然地會有「想要把任務視覺化」「把要做的事變得更清楚」的衝動

有很多事想完成的時候,把亂糟糟的待辦用視覺釐清,似乎會更井然有序一些,只有這樣而已。如果硬要說個人版的 Ticket System 有甚麼價值的話,大概是「讓想做的事變得更清楚」吧。

後記

基本上我是從 Jira 的介面與概念,衍生出 Ticket System 的想法。

除了 Jira 以外,市面上還有數不清的專案管理軟體,但大多數都是設計給團隊使用,而非個人。然而,有時候只是想要稍微將自己的待辦事項變得更清楚一些而已,不一定會用到那些較進階的功能。

之前,我一直以為要用一些複雜的軟體,才能釐清腦中的專案。但就在個人版 Ticket System 意外完成之後,我忽然感覺到好像沒有必要再用其他軟體了。

雖然目前 Heptabase 的功能還不像 Notion 一樣,能夠做出較為複雜的關聯功能,例如資料庫關聯等等。不過功能不多,對我來說反而是好事,如果太複雜的話反而會讓我感到有點壓力,所以我覺得現在這樣就很好。

如果正在猶豫是否要將 Notion 搬遷至 Heptabase 的話,歡迎試用看看囉!

2 comments

Leeta 2024-03-23 - 2:07 pm

謝謝你的分享,我最近在找專案管理的工具,突然發現你的文章也許我可以仿效您的作法來解決。

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王翰元 2024-03-23 - 10:16 pm

謝謝留言~如果有問題可以寄信給我討論看看喔

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