Heptabase 使用場景：日常工作流

這篇想跟大家分享的是我在 Heptabase 的日常工作流，我會說明我的步驟，以及一個實際的案例。

---

步驟

1. 在 Journal 打下今天要完成的事
2. 轉成獨立卡片
3. 放到白板發展

在 Journal 打下待辦

我會在每天開始工作之前，花十分鐘先在 Journal 寫下今天所有要完成的事情，並且用 checkbox 來標記。如果後續發現某個事項還有更多細部事項，我會用縮排來處理。

p.s. checkbox 的快捷鍵是 [ + ] + 空格。

轉成初始卡片

當我發現某個事項是需要研究並記錄起來的、並且我已經大概知道怎麼做的話，我會考慮把它轉成一張獨立的初始卡片。

我會在這張初始卡片上寫下相關的事項或思考，想到什麼寫什麼。如果發現越寫越多，或是有能獨立出去的事項，就會放到白板裡。

放到白板發展

當我意識到某個事項是我不太知道怎麼做、可能需要進一步思考的，我就會放到白板裡思考。只要是需要思考的事，我幾乎第一時間都會放到白板裡。

以上就是我常做的三個步驟。

實際案例：研究資料

接下來用一個實際的待辦事項說明上面的步驟：研究 GA4 data API。

這是一份 Google 的官方文件，我的目的是要了解這項功能。你可以把題目類比成任何你需要研究的資料，可能是文章、書、論文等等。

依照上面的步驟，我大致做了這些事：

在今日 Journal 裡，我建立了一個叫 「GA4 data API」 的 checkbox。之後，我注意到這件事可能還有需要更多步驟、也會想把做完研究的內容記錄起來，於是我把它拉出來成為一張獨立卡片，並且放到名為 Catch Board[Work] 的白板裡，這是我用來思考的白板。 放到白板裡之後，我在 GA4 data API 這張獨立卡片裡，寫下了幾個後續步驟。例如：釐清可獲取的資料範圍、了解使用限制。 最後，我一一把上面的步驟都轉成卡片，並且在各自的卡片內寫下我所研究到的內容。

將上述內容列點化：

1. 在 Journal 裡加入 checkbox，在後面打上「GA4 data API research」
2. 發現後續有不少步驟，於是直接轉成一張初始卡片
3. 放到 Catch Board[Work] 裡，邊寫邊進行思考
4. 寫著寫著，發現還可以細分成：釐清可獲取的資料範圍、了解使用限制
5. 一一將上述內容拖曳到旁邊，變成兩張新卡片
6. 在各自卡片內寫下詳細內容

將上述列點以圖說明：

這裡特別提一下，Catch Board[Work] 是我在工作上很常用到的白板。當我想要用白板來思考、但是又還不知道放在哪張白板的時候，我就會進到這裡。靈感源自於 GTD 裡的捕捉階段。

反思

目前這套流程，做的是把待辦事項轉換成白板裡的思考成果，並且保存下來。不過後續的整理、標籤和分類，還尚未有一套成熟的流程。這是我目前還在摸索的。目前我認為還沒有整理的必要。

總結

在這套工作流裡，你看到原本只是一個待辦事項、到長成初始卡片、最後發展成在白板內的筆記。由於 Heptabase 的整合性，這一整套流程是很順暢且直覺的。過程中沒有切換任何工具，待辦、研究、思考、筆記全部發生在同一個地方，當我研究結束的時候，筆記也同步完成了。

日後若有需要查詢，很容易就能聯想到當初所建的卡片標題，不太會忘記。也許步驟看起來很多，但實際做起來其實比乍看之下更加容易。

如果有用 Heptabase 的朋友還沒有摸索出一套穩定工作流的人，希望我的做法可以提供你一些靈感！

---

後記

如果待辦事項混雜著工作和個人怎麼辦？Work & Self 的 toggle list

這套流程我已經使用接近半年，是我自己摸索出來的工作流，近期算是穩定使用中。

我最想分享的是 Work & Self 這個區分。

如上圖，目前我的做法是簡單用 toggle list （即可以收合的三角形箭頭）來做區分。

雖然他非常簡單，但卻是讓這套工作流穩定下來的關鍵。原因是我剛開始使用 Heptabase 時，有一個困擾的地方，是 Journal 裡會混雜個人與工作事項。所以我之前一直很希望可以有不同的 Workspace，讓我把工作和個人的事項分開。

不過在我有一天偶然在 Journal 裡用 toggle list ，將兩者的待辦區分開來之後，就突然覺得不需要分 Workspace 了。

p.s. toggle list 的快捷鍵是 > + 空格

其實不用追蹤所有待辦事項

不只如此，原本我會有種「想用一個完美的系統追蹤所有待辦事項」的念頭。但自從現在的工作流穩定下來之後，那種念頭就很少出現了，阻力下降許多。我甚至開始覺得，其實不需要多有條理地檢視過往所有待辦事項。以我個人來說，大部分的待辦其實都是很瑣碎的，其實沒有必要追蹤所有事項。就算追蹤了，我也不會想一一回顧。如果真的想看以前做了哪些事，那就點開 Journal 隨便逛逛，好像就可以滿足回顧的慾望了。